Стратегия системы закупок СHUSER на 2021 год – сделать так, чтобы малый бизнес получил возможности сетевых проектов по управлению и контролю закупок, не имея при этом выделенного менеджера в штате

Организация и автоматизация бизнес-процессов ресторанного проекта всегда были одними из главных факторов прибыльности бизнеса. В кризис их роль в успехе только увеличилась. Но даже в области оптимизации отдельной большой темой являются закупки. На них тратится от 20 до 40% оборота любого предприятия общественного питания. «Больные места» этого процесса известны всем: завышенные цены, нарушения согласованных прайс-листов, сложности сравнения различных предложений, несвоевременное выявление отклонений, запаздывание и ошибки учета.

О возможностях реорганизации процесса закупок, сокращении издержек и росте прибыли мы поговорили с Иваном Шкариным – основателем и генеральным директором проекта CHUSER.

Иван Шкарин

Об эксперте:
Шкарин Иван Павлович
Основатель и генеральный директор системы закупок CHUSER
На протяжении многих лет руководил проектами организационного развития и структуризации деятельности сети ресторанов и Центра Поддержки Чайхона No1 (RESTart Vasilchuk Brothers).
Руководил проектами централизации поставок в сети ресторанов и созданием поставщика для рынка HoReCa.
Совладелец собственных проектов в сфере общественного питания.

 

 

 

Иван, Вы работаете в бизнесе рынка HoReCa уже много лет. Расскажите, как Вы начинали и какой профессиональный путь прошли за это время?

Как водится, в ресторанный бизнес я попал случайно. В 2008 году мы познакомились с Алексеем Васильчуком. На тот момент я занимался управленческим консалтингом: бизнес-процессы, организационные структуры, системы мотивации и т.д.

Алексей заканчивал MBA и находился в поиске модели развития и масштабирования бизнеса Чайхона №1. На этом и сошлись.

Мы начали проект структуризации деятельности ресторанов и Центра Поддержки.

С перерывами лет 10 занимались различными процессами, выстраивали структуры, внедряли регламенты. Благодаря Алексею и его команде я погрузился во все тонкости управления ресторанным бизнесом.

В том числе лет 6 назад участвовал в проекте централизации поставок. Мысль была простая – имея большой внутренний рынок можно выйти на прямую работу с производителями, тем самым оптимизировав цены. И в перспективе создать поставщика для HoReCa.

Плюс за эти годы я поучаствовал в создании нескольких проектов в сфере общественного питания в роли собственника. В общем, взяла меня HoReCa в оборот. Тут и остался. Интересный бизнес, живой.

 

Вы работали в разных компаниях и представляли интересы бизнеса с разных сторон – и от имени ресторанных проектов, и с позиции поставщиков. Что им нужно понимать для эффективного, долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества?

Когда я занялся проектом централизации поставок – это было откровение. Вроде бы уже много лет работал в ресторанном бизнесе. Но всегда это были позиции ТОП-менеджера или собственника. Одно дело говорить, что нужно сделать. Другое, ощутить все своими руками.

Тут какое дело. У меня сложилось впечатление, что все как будто специально сделано так, чтобы контролировать закупки, управлять ими было крайне сложно. И тут речь не про Чайхону №1 или какой-то другой проект. Это про рынок в целом. Вся система такая. 21 век на дворе, а мы работаем как будто новые технологии нашего бизнеса не касаются.

Что нужно понимать ресторанам и поставщикам? Что то, как закупки устроены сейчас – невыгодно никому.

С одной стороны, ресторатор никогда не может быть уверенным в оптимальности своих закупок. Теряет деньги.

В Чайхоне №1 были очень хорошие условия для правильной организации закупок. Центральный склад, коммерческий директор, несколько категорийных менеджеров, аналитик, программист, помогающий строить отчеты, финансовые контролеры. И при этом я все равно не мог сказать, что мы делаем этот процесс идеально. А что говорить про других участников рынка, у которых нет таких возможностей.

Для поставщиков все не менее сложно. Если у тебя есть отличный товар по хорошей цене – это вообще не гарантия, что у тебя его купят. Причин тому множество. Сложно продукт довести до внимания ресторатора.

Плюс высокие затраты на администрирование продаж. Из-за устной приемки заказов, сложностей с документооборотом, сложившейся практики продаж ресторанам, приходится держать целый штат менеджеров и бухгалтерии. А если это маленький поставщик, то делать все самому, не имея выходных дней.

Это нужно было менять. Так мне когда-то и пришла в голову идея, которая легла в основу проекта CHUSER.

 

«У меня сложилось впечатление, что во многих ресторанных проектах все как будто специально сделано так, чтобы контролировать закупки, управлять ими было крайне сложно»

 

Какие базовые принципы Вы заложили в идеологию компании CHUSER?

Прежде всего это система. Не отдельные ее части типа электронного документооборота, учета или еще чего-то. А весь процесс.

CHUSER – это своего рода регламент закупок. Как они должны быть организованы.

Это система про то, чтобы ресторан понимал, что закупает оптимально. А хороший поставщик получал шанс постоянно увеличивать свои продажи.

Плюс в CHUSER заложен принцип независимости от поставщика. Если ресторан хочет работать, он сможет это сделать в любом случае. И дело не в том, что какие-то поставщики лучше или хуже. Просто не все готовы к электронному документообороту. Есть малые ИП, есть рынок, есть закупщики. И это надо было учитывать при разработке системы.

В чем основные преимущества Вашей системы закупок?

Смотря для кого. Для собственника – кардинально лучший контроль и как следствие экономия.

Закупки – очень динамичная среда. Их нужно контролировать каждый день. Но давайте себе ответим откровенно, если Вы собственник бизнеса, давно ли Вы в свою учетную систему заглядывали?

И это проблема. По практике, если что-то проходит мимо внимания собственника, то и остальные сотрудники расслабляются. Делают, как им удобно. CHUSER позволяет упростить контроль как за поставщиками, так и за работой бизнеса изнутри.

При этом CHUSER не только про контроль, но и про упрощение процессов.

Для бухгалтера – возможность избавиться от ручного ввода накладных и контролировать появление ошибок в учете. Освободить время для аналитической работы.

Для закупщика тендеры и автоматический контроль соблюдения поставщиками утвержденных прайсов. Лучший контроль рынка.

Для сетевых проектов – это целая система, позволяющая управлять своими закупками. Им она точно понравится, сети – основные наши клиенты.

Мы работаем с таким проектами, как: Грабли, Burger Heroes, PloveBerry, рестораны Владимира Перельмана, Savva Аркадия Новикова, рестораны Ginza Project, Кулинариум, Жаровня, BEERMAN Дениса Иванова, Ryba International, сеть отелей SK Royal и многие другие.

В целом основное преимущество в комплексности. Каждый участник процесса может работать в этой системе и получать, что ему нужно.

 

«Закупки – очень динамичная среда. Их нужно контролировать каждый день. Но давайте себе ответим откровенно, если Вы собственник бизнеса, давно ли Вы в свою учетную систему заглядывали?»

 

Как изменился за последние годы подход к автоматизации, организации бизнес-процессов и построению системы закупок ресторанных проектов?

Тут можно говорить не только про закупки. Возьмите любой проект из ресторанного IT. Есть сервисы про персонал, маркетинг, аналитику и т.д. Все они в чем-то помогают ресторатору. Но с каким трудом каждый из них растет.

Сложно меняться собственнику. Часто он не готов погружаться в проблему, принимать участие в запуске. Особенно, когда бизнес растет и показывает прибыль, а внедрение новых сервисов требует усилий.

Но вода камень точит. Уже есть успехи в теме электронного документооборота, системы маркетинга развиваются, прочие сервисы.

Закупки, конечно, тоже актуальны. И пандемия в этом плане играет позитивную роль, как ни странно. Все начали считать деньги, а закупки – основная статья оптимизации затрат.

Какие перспективы и пути развития ресторанного бизнеса Вы видите?

Тут очевидно все зависит от пандемии. От тех решений, которые будут приниматься государством. Но и конечно от самих рестораторов.

На мой взгляд, рынок пойдет в рост ближе к концу весны – началу лета. А до этого времени крайне важно начинать и заканчивать день с калькулятором. Контроль финансов сейчас – краеугольный камень выживания бизнеса.

По возможности вкладываться в маркетинг. Ну и конечно пробовать разные форматы работы с Гостями вне стен заведений.

Ряд проектов в период пандемии получил хороший опыт работы с ритейлом. Начали перерабатывать меню под доставку. Искать малые и мобильные форматы продаж. В целом рестораторы сами понимают, как могут подстроить свой бизнес под новые реалии.

Выделю важное направление, которое пандемия обозначило особенно остро. Сообществу рестораторов необходимо объединяться. Как в отстаивании своих интересов перед государством. Так и искать формы поддержки друг друга. Например, как мне кажется, скоро возникнут закупочные сообщества. Мы эту тему прорабатываем. Пользуясь случаем, если кому-то из читателей интересно поучаствовать в подобных сообществах, свяжитесь со мной.

 

«Мы видим успехи во внедрении электронного документооборота, системы маркетинга, оптимизации и автоматизации закупок. И пандемия в этом плане играет позитивную роль, как ни странно. Все начали считать деньги, а закупки – основная статья оптимизации затрат»

 

Какие планы развитая у системы закупок CHUSER?

В ноябре 2020 года мы запустили новые сервисы: он-лайн биржу, индекс CHUSER и систему оптимальных заказов. В ближайшее время планируем их развивать и расширять.

Индекс – это рассылка актуальных цен на рынке, мы ее будем делать еженедельно на бесплатной основе. Сейчас ресторатору крайне сложно понять, насколько хороша или плоха цена, которую дает его поставщик. Особенно с учетом, что цены постоянно меняются. Индекс решит эту проблему.

На он-лайн бирже ресторан может зайти, посмотреть, какие есть предложения.  Отправить запрос на нужные товары. Автоматически сравнить цены со своей закупкой. Получить индивидуальные прайс-листы от поставщиков и выбрать оптимальные варианты. И все это без мучений с Excel.

А дальше идет система оптимальных заказов. По-сути, это некий формат ежедневных торгов, где ресторан закупает товары у утвержденных им поставщиков по минимальной цене.

Стратегия СHUSER 2021 – сделать так, чтобы малый бизнес получил возможности сетевых проектов по управлению и контролю закупок, не имея при этом выделенного менеджера в штате.

А для сетей существенно сократить трудозатраты на управление процессом, получить комплексную автоматизацию процесса. Продолжим развитие системы в этом направлении.

Что Вы можете пожелать рестораторам и поставщикам в это сложное время?

Сохранять позитив. С такими вызовами, как в этом году, мы еще не сталкивались. При этом важно помнить, рынок никуда не делся. Он просто заболел. Кто додержится до роста, тот и выиграет гонку.

Желаю всем выйти из этой схватки победителями!